La mayoría de los equipos de video internos empieza igual. La empresa necesita más video cada trimestre, cada pieza va a una productora externa a precio de proyecto y cada una arranca con una semana de briefing para gente que nunca usó el producto.
Tarde o temprano alguien de marketing mira un año de facturas y se pregunta si no convendría contratar. A veces conviene. Esta guía es para el responsable de marketing o comunicación que tiene que tomar esa decisión.
En resumen
- Un equipo interno se paga cuando la mayoría de los videos de la empresa siguen un formato repetible y la lista no deja de crecer.
- Contrata primero a un productor-editor y renta equipo hasta saber qué rentas una y otra vez.
- Arma una sola puerta para los pedidos y convierte cada uno aceptado en una tarea con un brief y dos fechas.
- Acuerden un orden de aprobación para todos los videos, con una sola persona que da la aprobación final.
- Reporta una vez al mes, una página por departamento.
Cuándo lo interno le gana a una productora
Un equipo interno se paga cuando hay un flujo constante de videos que se parecen entre sí: módulos de onboarding y capacitación, demos de producto, versiones cortas para redes, resúmenes de eventos, el mensaje trimestral del director general.
Las mismas personas los hacen cada mes, así que aprenden la marca, los productos y qué ejecutivo necesita tres tomas. A una productora hay que explicarle todo eso cada vez, y un brief flaco es donde empieza mucho retrabajo.
La velocidad también importa. Cuando ventas quiere para mañana un corte de 30 segundos del webinar de ayer, alguien al final del pasillo puede empezar hoy. Una empresa externa primero mandaría una cotización.
No se paga cuando la empresa hace unas pocas piezas grandes al año, como un video de marca o un spot de TV, que necesitan un director, crew y equipo que un equipo pequeño no puede mantener ocupados el resto del año.
La demanda que llega a borbotones, un trimestre tranquilo y después seis videos en una semana, también es dura para un equipo interno.
Para comprobarlo, haz la lista de todos los videos que hizo la empresa en los últimos doce meses y marca los que siguieron un formato repetible. Si fueron la mayoría y la lista sigue creciendo, un equipo interno probablemente cueste menos y entregue más rápido. Si la lista es corta y llena de piezas únicas, quédate con la productora.
Contrata un productor-editor antes de comprar equipo
Busca a alguien que edite bien y también sepa llevar el proceso: escribir el brief con quien pide el video, planear una grabación simple, llevar el calendario de entregas y frenar un plazo que no se puede cumplir. El trabajo es mitad edición y mitad producción.
Un camarógrafo brillante que nunca manejó pedidos va a pasar los primeros meses respondiendo mensajes de cinco departamentos, todos marcados como urgentes. Casi todos los problemas del principio son de proceso. Los pedidos llegan por chat, nadie anota la fecha de entrega y tres personas creen que son las que aprueban el corte final.
El equipo puede esperar unas semanas. Renta para los primeros trabajos y compra lo que sigues rentando. Para la mayoría de los equipos eso es un cuerpo de cámara con dos o tres lentes, micrófonos lavalier inalámbricos y un micrófono shotgun, un par de paneles LED, una estación de edición con almacenamiento rápido y las licencias de software.
Pon también en el primer presupuesto el almacenamiento de respaldo para el material.
Roles a medida que el equipo crece
Después de la primera contratación, suma gente donde se atasca la fila. Un orden que les funciona a muchas empresas:
| Siguiente contratación | Cuándo lo notas |
|---|---|
| Segundo editor | Los pedidos esperan más de una semana antes de que alguien los empiece |
| Motion designer | La mayoría de los pedidos necesitan animación, pantallas de producto o gráficos |
| Productor dedicado | Los editores pasan más tiempo en reuniones y correos que editando |
| Camarógrafo | Hay una grabación casi todas las semanas |
Quien lidere el equipo debería ser el dueño de la lista de prioridades. Cuando dos directores dicen que su video es urgente, alguien tiene que decidir cuál va primero, y no debería ser el editor.
Los freelancers y las agencias siguen en el juego. Suma editores freelance para los picos, especialistas para trabajo con dron o 3D y una productora para las piezas grandes de marca, con el equipo interno produciendo esos trabajos. Nuestra guía para contratar un editor de video freelance cubre la prueba pagada y qué acordar por escrito.
Una sola puerta para los pedidos
Arma una sola puerta, un formulario corto o una página compartida, y que la regla sea que un video empieza solo cuando el pedido está completo. Sin eso, los pedidos le llegan a un equipo interno por chat, al final de las reuniones y en correos directos al editor.
El formulario pregunta:
- para qué es el video y quién lo va a ver
- dónde se publica y cuánto debería durar
- la fecha de entrega y qué pasa ese día (un evento, un lanzamiento, una reunión de directorio)
- quién lo aprueba
- qué material tiene que ir sí o sí
Después el productor pasa quince minutos con quien hizo el pedido para convertirlo en un brief. La plantilla de brief de video mete esa conversación en una página.
Cada pedido aceptado se convierte en una tarea con el brief, quien lo pidió y dos fechas: la prometida al departamento y una interna unos días antes.
Publica plazos aproximados por tipo, por ejemplo unos días hábiles para un corte para redes y unas semanas para todo lo que lleva grabación, para que los departamentos planifiquen con tiempo en lugar de negociar cada plazo.
Pon todas las tareas en un solo tablero, con algunas columnas para saber dónde está el trabajo y una marca de a quién espera cada video, sea quien lo pidió, el área legal o tu propia revisión. La guía de kanban cubre las columnas.
Quién aprueba dentro de la empresa
Acuerden el orden una vez y úsenlo en todos los videos. Un video interno atrae más opiniones que la mayoría de los trabajos para clientes. El jefe de quien lo pidió, marca, legal y el ejecutivo que sale a cámara tienen cada uno su opinión, y sin un orden acordado cada ronda junta notas contradictorias de todos.
- El líder de video mira primero, antes de que alguien fuera del equipo vea un corte.
- Marca y legal revisan la versión casi final, cada uno dentro de su área, con una cantidad fija de días para responder.
- Quien pidió el video da la aprobación final, y solo una persona por video tiene ese rol. Escribe el nombre en el brief.
Cuando dos revisores no están de acuerdo, lleva el conflicto a la persona que aprueba en lugar de resolverlo en la edición. Nuestro artículo sobre feedback contradictorio de varias personas tiene un mensaje que puedes adaptar.
Medir lo que entrega el equipo
Tarde o temprano la dirección pregunta cuánto cuesta el equipo y qué produce. Responde una vez al mes con una página por departamento: videos y minutos entregados, tiempo promedio entre el pedido y la entrega, rondas por video y qué está esperando a quién.
La plantilla de reporte mensual para clientes funciona tal cual, con el departamento en lugar del cliente.
Registra también las horas por departamento. Muestran quién usa más al equipo, y las vas a necesitar cuando alguien compare el costo del equipo con las facturas que reemplazó.
Cómo funciona en RecReview
Un equipo interno usa RecReview igual que una productora, con cada departamento en el lugar de un cliente. Un cliente solo necesita un nombre y un código corto.
Configura Marketing, Recursos Humanos y Ventas como clientes, y cada uno tiene sus propios códigos de video (MKT_014), contactos y un portal donde quienes pidieron ven los videos que les enviaste. El portal puede abrirse solo con el enlace, pedir nombre y correo, o exigir un código enviado por correo o un inicio de sesión con Google.
Todos los planes incluyen usuarios ilimitados. El equipo de video entra como Administrador, Editor o Miembro, y los freelancers con el rol Freelancer. Por defecto solo los propietarios, administradores y editores aprueban internamente, envían una versión a quien la pidió o solicitan cambios, y los propietarios y administradores pueden cambiar eso.
Quienes piden los videos y sus revisores, como marca y legal, son los contactos del departamento y no necesitan cuenta. Activa los roles de contacto y solo los gestores del departamento pueden aprobar, mientras los revisores comentan sobre el fotograma y solicitan cambios.
Cuando creas el espacio de trabajo, eliges un flujo de trabajo inicial: Producción de video, Agencia, un conjunto básico de automatizaciones o ninguno.
El preset Agencia agrega una subtarea de Briefing a cada tarea nueva, después Creación, Aprobación interna y Aprobación del cliente a medida que se va marcando cada una, y una aprobación mueve la tarea a Entregado. Los administradores pueden agregar sus propias marcas de espera, como Legal.
El portal de cada departamento tiene una pestaña de Métricas con entregas por mes, minutos entregados y tiempo promedio de revisión, y tus propias Métricas desglosan las horas por cliente. En el plan pago Studio, tu formulario de pedidos puede crear tareas con la API pública. Más en la página de automatización de flujos de trabajo.
