Quase toda equipe de vídeo interna nasce do mesmo jeito. A empresa passa a precisar de mais vídeo a cada trimestre, cada peça vai para uma produtora com orçamento fechado, e todo job começa com uma semana explicando o produto para quem nunca o usou.
Um dia alguém do marketing soma as notas do ano e pergunta se não sairia mais em conta contratar. Às vezes sai. Este guia é para quem lidera marketing ou comunicação e precisa decidir.
Em resumo
- A equipe interna se paga quando a maioria dos vídeos da empresa segue um formato repetível e a lista cresce.
- Contrate primeiro um produtor-editor e alugue equipamento até saber o que você continua alugando.
- Abra uma porta só para os pedidos e transforme cada pedido aceito em tarefa com briefing e duas datas.
- Combine uma ordem de aprovação para todo vídeo, com uma pessoa só dando a aprovação final.
- Mostre o resultado uma vez por mês, com uma página por área.
Quando a equipe interna compensa mais que a produtora
A equipe interna se paga quando existe um fluxo constante de vídeos parecidos entre si: treinamento e integração do RH, demonstração de produto, corte para rede social, aftermovie de evento, o recado trimestral do CEO.
As mesmas pessoas fazem isso todo mês e aprendem a marca, o produto e qual diretor precisa de três takes. A produtora precisa ouvir tudo de novo a cada job, e briefing raso é de onde vem boa parte do retrabalho.
O outro motivo é o prazo. Quando o comercial pede para amanhã um corte de 30 segundos do webinar de ontem, alguém da sala ao lado começa hoje. A produtora mandaria orçamento antes.
Não compensa quando a empresa faz poucas peças grandes por ano, como o filme de marca ou o comercial de TV, que pedem direção, equipe e equipamento que um time pequeno não mantém ocupados o resto do ano.
Demanda irregular, com um trimestre parado e depois uma semana de seis vídeos, também pesa contra.
Para tirar a dúvida, liste os vídeos que a empresa fez nos últimos doze meses e marque os que seguiram um formato repetível. Se forem a maioria e a lista cresce a cada ano, a equipe interna provavelmente sai mais barata e entrega mais rápido. Se a lista for curta e cheia de peça única, fique com a produtora.
Contrate um produtor-editor antes de comprar equipamento
Procure alguém que edite bem e saiba tocar o processo: montar o briefing com quem pediu, planejar uma gravação simples, manter a agenda do que vence e dizer não a um prazo que não fecha. A vaga é metade edição e metade produção.
Um ótimo operador de câmera que nunca lidou com pedido passa os primeiros meses respondendo mensagem de cinco áreas, todas urgentes. No começo, quase todo problema é de processo. O pedido chega pelo WhatsApp, ninguém anota o prazo e três pessoas acham que são elas que aprovam o corte final.
O equipamento pode esperar algumas semanas. Alugue nos primeiros jobs e compre o que você continua alugando. Para a maioria das equipes, isso vira um corpo de câmera com duas ou três lentes, lapelas sem fio e um shotgun, dois painéis de LED, uma estação de edição com armazenamento rápido e as licenças de software.
Ponha o backup do bruto já no primeiro orçamento.
Que funções entram conforme a equipe cresce
Depois da primeira contratação, cresça onde a fila trava. Uma ordem que funciona em muitas empresas:
| Próxima contratação | Quando você percebe |
|---|---|
| Segundo editor | O pedido espera mais de uma semana até alguém começar |
| Motion designer | A maioria dos pedidos precisa de animação, tela de produto ou gráfico |
| Produtor dedicado | Os editores passam mais tempo em reunião e e-mail do que na ilha |
| Operador de câmera | Tem diária quase toda semana |
Quem lidera a equipe é dono da fila de prioridades. Quando dois diretores dizem que o vídeo deles é urgente, alguém decide qual vai primeiro, e não deveria ser o editor.
Freelancer e produtora continuam no jogo. Chame editor freela nos picos, especialista para drone ou 3D e produtora para as peças grandes de marca, com a equipe interna produzindo esses jobs. O guia sobre como contratar um editor de vídeo freelancer cobre o teste pago e o que combinar por escrito.
Uma porta de entrada para os pedidos
Abra uma porta só, um formulário curto ou uma página compartilhada, e combine que vídeo só começa com o pedido preenchido. Sem isso, pedido chega de todo lado, no chat, no fim de uma reunião, no e-mail direto para o editor.
O formulário pergunta:
- para que serve o vídeo e quem vai assistir
- onde vai rodar e com que duração
- o prazo e o que acontece nessa data (um evento, um lançamento, a reunião do conselho)
- quem aprova
- que material precisa entrar
Depois o produtor senta quinze minutos com quem pediu e fecha o briefing. O modelo de briefing de vídeo cabe nessa conversa, numa página.
Cada pedido aceito vira uma tarefa com o briefing, o solicitante e duas datas, a prometida à área e uma interna, alguns dias antes.
Divulgue um prazo médio por tipo de vídeo, algo como poucos dias úteis para um corte de rede social e algumas semanas para o que tem diária, e as áreas passam a se planejar em vez de negociar cada prazo.
Ponha todas as tarefas num quadro só, com poucas colunas mostrando em que etapa está cada vídeo e uma marcação de quem ele espera, seja o solicitante, o jurídico ou a revisão da equipe. O guia de kanban explica as colunas.
Quem aprova dentro da empresa
Combine a ordem uma vez, para todo vídeo. Vídeo interno junta mais opinião do que job de cliente. O chefe de quem pediu, a marca, o jurídico e o executivo que aparece no vídeo têm algo a dizer, e sem uma ordem combinada cada rodada traz comentários que se contradizem.
- O líder da equipe de vídeo assiste primeiro, antes de alguém de fora ver o corte.
- Marca e jurídico revisam a versão quase final, cada um no seu assunto, com um número fixo de dias para responder.
- Quem pediu dá a aprovação final, e só uma pessoa por vídeo tem esse papel. Escreva o nome dela no briefing.
Quando dois revisores discordam, leve o conflito para quem aprova em vez de resolver na ilha. O texto sobre feedback conflitante de vários aprovadores tem uma mensagem para adaptar.
Como medir o que a equipe entrega
Uma hora a diretoria pergunta quanto a equipe custa e o que produz. Responda uma vez por mês, com uma página por área: vídeos e minutos entregues, tempo médio entre pedido e entrega, rodadas por vídeo e o que está parado com quem.
O modelo de relatório mensal serve do jeito que está, com a área no lugar do cliente.
Registre também as horas por área. Elas mostram quem mais usa a equipe e servem quando alguém compara o custo da equipe com as notas que ela substituiu.
Como isso funciona no RecReview
A equipe interna usa o RecReview como uma produtora, com cada área no lugar do cliente. Para criar um cliente bastam um nome e um código curto.
Cadastre Marketing, RH e Comercial como clientes, e cada um ganha seus códigos de vídeo (MKT_014), seus contatos e um portal onde quem pediu vê os vídeos que você mandou. O portal pode abrir só com o link, pedir nome e e-mail ou exigir código por e-mail ou login com Google.
Todos os planos têm usuários ilimitados. A equipe de vídeo entra como Admin, Editor ou Membro, e o freela com o papel Freelancer. Por padrão, só dono, admin e editor aprovam internamente, enviam a versão ao solicitante ou pedem alterações, e dono e admin podem mudar isso.
Solicitantes e quem revisa com eles, como marca e jurídico, são contatos da área e não precisam de conta. Com os papéis de contato ligados, só o Gestor da área aprova, e o Revisor comenta no frame e pede alterações.
Ao criar o workspace, você escolhe um fluxo de partida: Produção de Vídeo, Agência, Automações Básicas ou nenhum.
O de Agência cria uma subtarefa de Briefing em toda tarefa nova e depois Criação, Aprovação Interna e Aprovação Cliente, conforme cada uma é concluída, e a aprovação leva a tarefa para Entregue. Admins podem criar bloqueios próprios, como Jurídico.
O portal de cada área tem a aba Métricas, com entregas por mês, minutos entregues e tempo médio de revisão, e as suas Métricas separam as horas por cliente. No plano Studio pago, seu formulário de pedidos pode criar tarefas pela API pública. Mais na página de automação de fluxo.
