Quase toda diária que dá errado já estava perdida desde o meio da semana. O apresentador ensaiou o roteiro de segunda, e não o que o cliente reescreveu na quarta. E só às 8h alguém descobre que a sala de reunião está reservada até as 11h.
As duas coisas eram fáceis de conferir, mas ninguém anotou a resposta num lugar que a equipe fosse olhar às sete da manhã.
O checklist abaixo tem seis blocos. A tabela resume, e cada seção diz o que confirmar e onde anotar.
Ele parte do briefing e do roteiro prontos, e com cliente novo boa parte dessas perguntas cabe na reunião de kickoff.
| Bloco | Está pronto quando | Fica anotado em |
|---|---|---|
| Roteiro | Uma pessoa com nome aprovou uma versão numerada por escrito | Cabeçalho do roteiro e e-mail de aprovação |
| Locação | Alguém foi lá e conferiu acesso, energia e barulho | Uma ficha da locação, com fotos |
| Quem aparece | Autorizações assinadas, nomes confirmados pelo cliente | Lista de talentos e pasta das autorizações |
| Equipe e equipamento | Todos têm horário de chegada, o equipamento tem reserva | Plano da diária e lista de equipamento |
| Plano da diária | Todo bloco tem horário, com folga | Um plano compartilhado |
| Entregas | O cliente aprovou a lista de arquivos | Lista de entregas |
Em resumo
- Tenha o roteiro aprovado por escrito por uma pessoa com nome, com número e data da versão no cabeçalho.
- Alguém da equipe precisa ter visto a locação, e tudo vai numa ficha só, com acesso, energia, barulho e fotos.
- Recolha as autorizações assinadas e os nomes e cargos confirmados pelo cliente antes da diária.
- Ponha horários de chegada, folgas e quem leva o quê num plano da diária compartilhado.
- Combine a lista de entregas com o cliente antes de gravar, porque corte vertical e outro idioma mudam o jeito de gravar.
Roteiro aprovado, por alguém com nome e por escrito
- A versão que vai para o set tem número e data no cabeçalho, e é a única que a equipe e o apresentador conseguem abrir.
- Uma pessoa com nome, do lado do cliente, aprovou essa versão num canal que deixa registro, como o e-mail. Um “ok” da assistente no WhatsApp não vale se o diretor ainda não leu.
- O cliente confirmou numa lista separada os nomes, cargos, números e nomes de produto que vão aparecer em GC e cartela (por que essa lista importa).
- Quem vai dar depoimento recebeu os temas, e não as perguntas exatas (como preparar um depoimento).
Escreva no cabeçalho, ao lado da versão, quem aprovou e quando, e guarde o e-mail na pasta do projeto. Quando alguém no set pedir para “só mudar essa frase”, o cabeçalho diz se isso pede outra aprovação.
Locação: autorização, energia, estacionamento e barulho
Alguém da equipe precisa ter pisado no lugar, ou feito a visita técnica por videochamada, com o cliente andando com o celular. A foto do site da empresa mostra a recepção no melhor dia dela.
- Autorização por escrito de quem responde pelo espaço, com o horário liberado. Rua e praça costumam exigir autorização da prefeitura ou da film commission local.
- Um contato no local, que tenha a chave e atenda o telefone às 7h.
- Energia: onde ficam as tomadas, a voltagem (127 V ou 220 V, conforme a cidade e às vezes o prédio) e quais caem no mesmo disjuntor.
- Estacionamento e carga: onde a van para, se tem elevador de serviço e em que horário o condomínio deixa usar.
- Barulho: ar-condicionado, elevador, obra no vizinho. Confira no horário da gravação, porque a escola do lado só faz barulho no recreio.
- Para que lado ficam as janelas e a que horas o sol entra.
- Uma foto de cada set tirada de onde a câmera vai ficar, e uma da entrada.
Tudo vai numa ficha só, com endereço, telefone do contato e fotos, e ela serve de novo na próxima gravação ali. Câmera, luz e som para entrevista em escritório estão no nosso guia de talking head.
Quem aparece no vídeo
- Termo de autorização de uso de imagem e voz assinado por todo mundo que aparece, dizendo onde o vídeo vai ser veiculado. Use o modelo do cliente ou um feito por advogado. Nada aqui é orientação jurídica.
- Nomes e cargos escritos pelo cliente, e não copiados de uma ligação.
- Recado de figurino dois dias antes: roupa lisa, sem listra fina nem xadrez miúdo (fazem moiré na câmera), sem logo de outra marca e uma segunda opção na mochila.
- Quem precisa de maquiagem, quem usa óculos e quem tem compromisso às 11h em ponto.
- O telefone de cada pessoa para a manhã da diária.
Guarde a lista de talentos e as autorizações escaneadas junto do vídeo, e não no e-mail do produtor, para achar tudo quando o jurídico do cliente pedir.
Equipe e equipamento
- Horário de chegada de cada pessoa. O gaffer chega antes do apresentador, e o técnico de som antes do primeiro teste de microfone.
- Uma pessoa que decide no set quando o dia atrasa.
- Lista de equipamento conferida com a locação: bateria se não houver tomada perto do set, bandeira ou difusor se uma janela ilumina a sala.
- Reserva para o que pode parar a diária, como um segundo microfone e um cabo extra do monitor.
- Baterias carregadas e etiquetadas na véspera, com os carregadores na mala.
- Cartões formatados na câmera, um a mais do que o dia pede, e dois HDs para copiar cada cartão antes de reaproveitá-lo.
O horário de chegada fica no plano da diária, e não num grupo de WhatsApp, porque é o plano que a equipe abre de manhã.
Plano da diária: blocos, folga e quem leva o quê
O plano da diária transforma tudo isso em horário. Monte por blocos (chegada da equipe, chegada do talento, cada vídeo, troca de set, refeições, desprodução) e dê um horário de início a cada um.
Como estimar cada vídeo pelo roteiro, e quanto tempo a gravação leva, está no post sobre cronograma de gravação.
- Fim previsto pelo menos meia hora antes do limite real da locação.
- Folga depois de tudo que depende de alguém de fora da equipe, como a agenda do CEO.
- Quem leva o quê: amostras do produto, crachá do prédio, o tablet do teleprompter, o almoço.
- Endereço, link do plano e link de videochamada para quem acompanha de longe, enviados na véspera a todo mundo.
Entregas combinadas antes da diária
É o bloco que mais fica para depois, e ele muda o jeito de gravar. Um corte vertical precisa de enquadramento que caiba num recorte 9:16. Uma versão em espanhol pode pedir uma segunda passada do apresentador.
- Cada arquivo, com duração, proporção, legenda e idioma, combinado com o cliente por escrito (modelo de lista de entregas).
- Quais cortes têm rodadas de aprovação próprias.
- Os planos de que os verticais dependem, marcados na decupagem.
- As fotos que o cliente espera da diária, como retratos para o site, e quantas.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, a diária é um plano de produção e cada entrega é uma tarefa. O botão Colar lista, no plano, transforma uma lista de títulos em uma tarefa por linha, com o cliente e o projeto do plano, e põe cada uma como bloco de vídeo.
Um bloco de Galeria inclui uma entrega de fotos, como os retratos do dia. Chegada da Equipe, Chegada do Talento, as pausas, Mudança de Setup e Encerramento completam o dia, cada um com uma duração padrão que você ajusta, e o tempo de gravação de cada vídeo sai do roteiro e do ritmo da diária.
O roteiro fica na tarefa do vídeo, em versões numeradas. Enviar o roteiro ao cliente pela tarefa manda o link por e-mail, mostra o roteiro no portal e marca a versão como enviada, e o histórico da tarefa registra quem enviou e quando.
Não existe botão de aprovar roteiro, então o “ok” do cliente por escrito continua chegando por e-mail. Na diária, o teleprompter pode puxar o roteiro mais recente da tarefa, só com o que é falado, ou você digita o texto.
O endereço dos locais salvos nas configurações do workspace vira link do Google Maps no cabeçalho do plano. A coluna Talento de cada bloco de vídeo diz quem aparece, e a autorização assinada pode ir como anexo na tarefa do vídeo (PDF ou imagem, até 50 MB).
Uma nota em qualquer bloco, como “levar as amostras do produto” na chegada da equipe, aparece no plano compartilhado.
O link do plano abre sem login, pode ter senha e atualiza ao vivo conforme os blocos são marcados. O Enviar ao Cliente manda o plano por e-mail com data, horário de início, local e esse link, e o portal do cliente mostra a diária na aba Gravações.
Com o Google Agenda conectado, o plano vira um evento com link do Meet, a equipe e o contato principal do cliente já marcados como convidados.
