Quase toda proposta de vídeo é escrita para fechar o job. Abre com o reel, gasta duas páginas na ideia criativa e deixa o valor para a última. Para conseguir o sim, funciona.
O problema aparece no segundo mês, quando o cliente pede os brutos, uma terceira rodada ou uma versão vertical, e os dois lados abrem a proposta para ver quem tem razão. Se a resposta não estiver escrita ali, a negociação acontece com o trabalho pela metade.
As propostas que seguram o tranco listam cada arquivo, nomeiam quem aprova e põem as datas do cliente no cronograma, ao lado das suas.
Em resumo
- A proposta que segura o tranco lista cada arquivo, nomeia quem aprova e põe as datas do cliente no cronograma.
- Defina rodada como uma lista consolidada de comentários sobre uma versão, e escreva o nome de quem aprova.
- Diga quantos dias úteis o cliente tem para comentar e o que o retorno atrasado faz com a entrega.
- Deixe escrito o que acontece com brutos, arquivos de projeto, licenças de trilha e o direito de uso do vídeo.
O roteiro da proposta
Copie as seções para o seu documento e preencha. Cada uma responde a uma pergunta que, sem ela, aparece no meio do projeto.
| Seção | O que escrever |
|---|---|
| 1. Resumo | Cliente, projeto, data, destinatário e validade do valor |
| 2. Objetivo | Para que serve o vídeo, onde roda e quem assiste, tirado do briefing |
| 3. Entregas | Uma linha por arquivo, com duração, proporção, idioma, legenda e formato |
| 4. O que está incluído | Diárias, equipe, locações, entrevistas, grafismos, de onde vem a trilha |
| 5. Rodadas e aprovação | Quantas rodadas, o que conta como uma, quem aprova e como |
| 6. Cronograma | As suas datas e as do cliente: aprovação do roteiro, retorno de cada corte, entrega |
| 7. Investimento e pagamento | O total e cada parcela amarrada a um marco |
| 8. Trilha, banco de imagens e uso | Licenças, usos cobertos e quando começa o direito de uso do cliente |
| 9. Brutos e arquivos de projeto | O que vai para o cliente, o que não vai e por quanto tempo fica guardado |
| 10. Fora do escopo | O que não está incluído e quanto custa o extra |
| 11. Aceite | Assinatura, ou uma resposta por escrito aceitando a proposta |
Arquivo que não é uma linha da seção 3 é trabalho novo, e o post sobre pedidos além do escopo tem um teste para os casos no meio do caminho. Os números da seção 7 saem das suas próprias horas e de uma planilha de orçamento.
Amarre cada parcela a um marco que os dois lados vejam acontecer, como sinal na assinatura, parcela no primeiro corte e saldo na aprovação final. O post sobre download antes do pagamento cuida do master nesse meio-tempo.
As três seções que mais geram discussão ganham um exemplo de texto abaixo. Quem escreveu foi uma produtora, então não tome como orientação jurídica. As regras mudam conforme o país, e vale pedir a um advogado que leia a sua versão antes de reaproveitá-la.
Rodadas e aprovação
Quase toda proposta diz quantas rodadas estão incluídas. Poucas dizem quem aprova e o que conta como aprovação, e é nesse buraco que cai o “ficou ótimo!” no WhatsApp que, depois, era sobre outra versão.
Rodadas e aprovação. O valor inclui duas rodadas de alteração depois do primeiro corte. Uma rodada é uma lista consolidada de comentários sobre uma versão. Qualquer pessoa da [Cliente] pode comentar no link de revisão, e [Nome, cargo] aprova. Uma versão está aprovada quando [Nome] clica em Aprovar no link de revisão ou confirma por escrito qual versão aprova. Rodadas além da segunda, e alterações depois da aprovação, custam [valor] por rodada.
Escreva o nome de uma pessoa. “O marketing aprova” deixa qualquer um do marketing reabrir uma decisão que o colega já tomou. Como manter cada rodada numa lista só está em como acabar com as rodadas infinitas, e o post sobre registrar a aprovação do cliente mostra o que guardar quando o sim chega pelo WhatsApp.
O cronograma e o prazo de retorno do cliente
Cronograma só com as suas datas faz todo atraso parecer seu. Ponha as datas do cliente na mesma tabela:
- Aprovação do roteiro.
- Dias úteis para comentar cada corte.
- Aprovação final.
E diga o que o retorno atrasado faz com a entrega.
Cronograma. A entrega em [data] considera retorno em até três dias úteis após o envio de cada versão. Se o retorno atrasar, a entrega anda o mesmo número de dias úteis, conforme a disponibilidade da equipe. Se uma versão ficar 15 dias úteis sem resposta, o projeto é pausado e a retomada depende de um novo cronograma.
Não corte o trecho da disponibilidade. O editor que você reservou para terça vai para outro job quando o retorno não chega, e a nova data pode passar da conta de um dia por dia de atraso.
O post sobre quanto tempo leva um institucional mostra como contar os dias úteis entre as etapas, e o de cliente que demora para aprovar traz as mensagens de cobrança.
Brutos e arquivos de projeto
O pedido do material bruto costuma chegar depois da entrega, muitas vezes de alguém novo no cliente. O cliente que pagou a diária pode achar que as imagens são dele, e a produtora pode achar que não são.
O arquivo de projeto ajuda menos do que parece. Não abre direito sem as mesmas fontes, plugins e mídias, e parte da trilha e das imagens de banco dentro dele não pode ser repassada.
Brutos e arquivos de projeto. O valor cobre as entregas da seção 3. O material bruto pode ser entregue a pedido, num HD fornecido pelo cliente, com uma taxa de [valor] pela separação e cópia. Os arquivos de projeto da edição não estão incluídos. Se precisar deles, orçamos a cessão à parte, e eles vão como estão, sem fontes, plugins ou imagens de banco cuja licença não permita repasse. Guardamos o material bruto por [número] meses depois da entrega final, e o master e o projeto por [número] meses.
Repita a política no e-mail de entrega, para os dois lados acharem a mesma frase daqui a um ano.
Trilha, banco de imagens e direito de uso
Banco de trilhas e de imagens licencia cada faixa ou clipe para certos usos, e a licença comprada para um vídeo de site pode não cobrir mídia paga, TV ou o telão de um evento. A seção 8 diz de onde vêm a trilha e as imagens, quais usos estão cobertos e por quanto tempo.
Música conhecida entra num orçamento à parte, e liberar uma leva tempo, além de dinheiro. Trilha, logo e imagens que o próprio cliente fornece ficam por conta dele.
Diga também quando começa o direito de uso do vídeo pelo cliente. Se começa com o pagamento final, quem publica uma cópia de revisão está usando algo que não pagou, e fica mais fácil dizer isso quando estava na proposta.
Inclua uma linha sobre portfólio: se a produtora pode mostrar o vídeo no reel depois de publicado.
Como isso funciona no RecReview
O RecReview não faz proposta, orçamento, contrato nem nota fiscal, então o documento fica no seu editor e o valor na sua planilha. Ele registra o que acontece depois da assinatura, que é o que você confere contra a proposta.
Cada vídeo é uma tarefa, e cada corte que sobe nela vira a próxima versão numerada. O envio de cada versão ao cliente entra no histórico de atividades da tarefa com o número e a data, assim como cada aprovação ou pedido de alteração feito pelo cliente no link de revisão.
As rodadas e os dias que o cliente levou para responder ficam na mesma lista.
O cliente aprova num botão da página de revisão, e só quem se identificou com nome e e-mail consegue fazer isso. A versão passa a mostrar quem aprovou, qual versão e quando, como em “Aprovado por Renata Lima · v3 · 04 de nov., 11:20”.
Se você ligar os papéis de contato, só o gestor do cliente aprova e baixa a entrega final, e o revisor comenta e pede alteração. Quem se identifica num link de revisão entra como revisor, e a pessoa nomeada na seção 5 pode ser o único gestor.
Quando ela aprova pelo WhatsApp ou numa ligação, alguém da equipe registra a decisão na versão mais recente, com o canal por onde ela chegou.
O download antes da aprovação vem desligado para todo cliente. Na página de revisão, o cliente ganha o botão de baixar depois de aprovar a versão, e no portal quando a tarefa é marcada como entregue.
Dá para liberar o download antecipado para um cliente, e cada download desses fica no histórico do contato e gera um aviso para donos e administradores. Veja mais sobre o portal do cliente.
