Estas son las reglas a las que las productoras terminan llegando de todos modos, una frustración a la vez. Una plantilla (preset) ya trae la mayoría, así que crea las que no trae y sáltate las que no reconoces como parte de tu proceso. Cada una está escrita como Disparador → Acciones, tal como las pide el editor.
1. Llega el corte, alguien tiene que verlo
Video subido → Definir bloqueo Revisión interna → Cambiar estado En revisión.
Ahorra dos clics, pero la razón para tenerla es que un corte nunca quede en el espacio de trabajo sin que nadie sepa que llegó.
2. La revisión interna se libera, el cliente lo recibe
Subtarea completada, título de la subtarea Revisión interna → Definir bloqueo Revisión del cliente → Enviar correo, plantilla client_review, destinatario client.
Es la única regla de esta lista que llega a un cliente, así que obsérvala de cerca la primera semana. Si tu revisión interna no es una subtarea, usa el paso que realmente la cierra.
3. El cliente pide cambios, el editor se entera
Estado de revisión cambiado, a changes_requested → Definir bloqueo Quitar bloqueo → Cambiar estado En curso → Enviar notificación, destinatario Responsable.
Sin esta regla, “cambios solicitados” es un estado que nadie está mirando y la tarea queda parada un día.
4. Llega un comentario del cliente en plena revisión
Comentario agregado, tipo de comentario Cliente → Enviar notificación, destinatario Responsable.
La opción Tipo de comentario es lo que hace usable esta regla. Con Cualquiera, la regla también se dispara con las notas de tu propio equipo y el editor aprende a ignorarla.
5. La aprobación llega al resto de tus herramientas
Estado de revisión cambiado, a approved → Disparar webhook.
Envíalo a Make, Zapier, n8n o tu propio servicio, y tu facturación, tu archivo o tu CRM se enteran en el momento en que un video recibe el visto bueno. Consulta Enviar eventos a otras herramientas con webhooks. Los webhooks requieren el plan Pro o Studio.
Acota el disparador antes de agregar una condición
La mayoría de los disparadores tienen sus propias opciones, y los equipos rara vez las abren:
- Estado cambiado y Fase cambiada aceptan un De y un A.
- Estado de revisión cambiado acepta un Al estado.
- Bloqueo agregado y Bloqueo quitado aceptan una categoría, cliente o interno.
- Subtarea completada acepta un título de subtarea.
- Comentario agregado acepta un tipo de comentario: cliente, interno o cualquiera.
- Temporizador detenido acepta una duración mínima, para que un clic por error no cuente como sesión de trabajo.
Acotar el disparador es mejor que disparar en general y filtrar después. Las Condiciones (estado o fase actual, si hay un bloqueo y de qué categoría, si la tarea tiene fecha de entrega, está vencida o tiene responsable) son para los casos que el disparador no puede expresar.
Importante: No hay disparador programado. Toda regla necesita que algo ocurra, así que “perseguir todo lo vencido cada lunes” no es una regla que puedas escribir. Está vencida es una condición que acota una regla disparada por otra cosa. Para el seguimiento semanal, usa el filtro Vencidas y la vista Inicio.
Siguiente paso
Automatizaciones que salen mal cubre las cuatro que parecen correctas y no lo son.