Cada productora inventa su propia respuesta a esto, y muchas se arrepienten al año, cuando los menús están llenos y el historial está disperso. La estructura solo tiene tres niveles, y cada uno tiene una prueba que puedes aplicar en un segundo.
Las tres pruebas
Un cliente es quien aprueba y a quien se le factura. Una marca, un cliente, aunque te escriban cinco personas distintas. La gerente de marketing, el director de marca y el contacto de la agencia son todos contactos del mismo cliente.
Un proyecto es un lote de trabajo con un mismo brief: una campaña, una serie, un evento, un mes de un contrato mensual. Si dos videos se presentarían en la misma reunión de brief, pertenecen al mismo proyecto.
Una tarea es algo que se aprueba por sí solo. Si el cliente puede decir “este está bien” por separado, es una tarea. Si solo se puede aprobar junto con otra cosa, es una versión o una subtarea de esa otra cosa.
Los tres errores
Crear un cliente por cada persona de contacto divide la misma marca en tres entradas del menú, divide el portal y arranca tres secuencias de códigos de video sin relación entre sí. Los contactos van dentro de un solo cliente: consulta Agregar contactos del cliente.
Crear un proyecto por video convierte el filtro de proyectos en peso muerto. Cada proyecto tiene exactamente una tarea, así que filtrar el panel no te dice nada que el título de la tarea no dijera.
Poner una campaña entera en una sola tarea es el error caro. Seis entregables bajo una tarea no se pueden aprobar por separado, no pueden tener sus propios plazos y comparten una sola línea de tiempo de comentarios, así que el “aprobado” del cliente deja de significar algo concreto.
Casos límite que conviene decidir una vez
Cuando entregas a través de una agencia, el cliente es quien da el visto bueno. Pon la marca final en el nombre del proyecto si necesitas verla de un vistazo.
Para un contrato mensual sin final natural, abre un proyecto por mes o por trimestre, con un nombre como Contrato mensual 2026-T1. Un proyecto que en algún momento se cierra te da números de un período que puedes comparar con el siguiente.
Para el trabajo interno, haz que tu propia productora sea un cliente. Así tus reels y propuestas se comportan como todo lo demás y dejan de ensuciar las métricas de un cliente real.
Importante: Define el Código interno del cliente antes de la primera tarea. Se convierte en el prefijo de cada código de video de ese cliente, y de esos códigos depende el resto de tu proceso: consulta Usa el código de video en todas partes.
Siguiente paso
Organiza el trabajo con clientes y proyectos explica cómo crearlos.