Dale un tablero a un equipo y en un mes tiene catorce columnas, cuatro siempre vacías y dos que significan lo mismo. Nadie confía en él, así que todos preguntan por chat, y el tablero cuesta tiempo sin responder nada.
La salida es notar que RecReview ya divide la pregunta en tres, y usar cada campo para lo que es.
Tres campos, tres preguntas
| Campo | La pregunta que responde |
|---|---|
| Estado | ¿Qué está haciendo el equipo con esto hoy? |
| Fase | ¿Qué tan avanzado está el entregable? |
| Bloqueo | ¿Quién lo está frenando ahora mismo? |
Una tarea puede estar en En curso en el tablero mientras su fase es Postproducción y su bloqueo es Revisión del cliente. Son tres hechos separados, y meterlos en una sola lista de columnas es lo que produce catorce columnas.
Las dos columnas que no deberías crear
“Esperando al cliente” es un bloqueo, no un estado. Solo un bloqueo pausa el reloj de tu plazo interno, aparece como etiqueta en la tarjeta y permite que Métricas te diga cuánto tiempo están reteniendo realmente tus clientes.
“Postproducción” es una fase. Como columna, divide el tablero en un segundo eje y vacía las columnas que importan.
Recorta lo que tienes
Si dos columnas siempre se vacían el mismo día, son una sola columna. Si una columna lleva un mes vacía, es un filtro que nunca usas.
Marca un estado como Final cuando el trabajo que llega ahí está terminado, porque Métricas solo cuenta como completados los estados finales. Para retirar una columna sin perder su historial, ponla en Inactivo en lugar de eliminarla.
Los cinco estados con los que viene un espacio de trabajo nuevo (Por iniciar, En curso, En finalización, En revisión, Entregado) le alcanzan a la mayoría de las productoras por mucho tiempo.
Automatiza después, no antes
Agrega una automatización cuando un paso manual te haya molestado dos veces. Varias útiles ya vienen activadas: iniciar un temporizador saca una tarea de Por iniciar, y un bloqueo de cliente la mueve a En revisión y comparte el video con el cliente. Aprende esas antes de escribir las tuyas.
Atención: Aplicar una plantilla de bloqueos reemplaza todos los bloqueos que ya tienes. Lee la lista antes de aplicar una.
Siguiente paso
Trabaja con el tablero kanban y edita tus estados, y luego Elige una plantilla de automatización.