Las productoras suelen enterarse de que una entrega está atrasada el mismo día en que se atrasa, cuando lo único que queda es pedir disculpas y trabajar el fin de semana. Las dos alarmas de plazo de RecReview están hechas para avisarte antes de ese día.
Dos alarmas, dos problemas distintos
Las dos alarmas vigilan solo las tareas que están con el cliente. Una tarea que dispara cualquiera de las dos aparece en la vista Inicio, en Esperando al cliente, y al pasar el cursor sobre su etiqueta esperando se ve qué alarma es.
El cliente está tardando más de lo habitual habla de ellos: la espera en esta tarea ya superó lo que este cliente suele tardar. Todavía no hay nada atrasado, y es una señal para recordárselo.
Aunque el cliente respondiera ahora, el plazo no se cumpliría habla de la aritmética: las horas que le quedan a la tarea (sus horas estimadas menos las horas ya registradas) ya no caben en el tiempo que falta hasta la Fecha de entrega. Una tarea sin horas estimadas solo recibe esta alarma cuando la fecha de entrega ya pasó, así que completa la estimación para enterarte antes. La promesa ya se perdió, solo que todavía no ocurrió.
Las dos llegan también como notificaciones para el responsable de la tarea y para los propietarios y administradores del espacio de trabajo, y ninguna se le envía nunca al cliente. Nada persigue a tu cliente automáticamente.
Qué hacer con cada una
Para un cliente lento, pasa el cursor sobre la fila en la vista Inicio y usa Enviar recordatorio. Envía un correo neutral sobre la entrega y te pide confirmar primero. Hay un límite: cuando ya usaste los recordatorios de una entrega, el botón se desactiva y lo indica, con la lógica de que después de dos correos sin respuesta el problema no es el correo.
Descartar quita una alarma que ya atendiste, así la lista sigue siendo una lista de cosas por hacer.
Para la alarma de plazo no hay botón, porque la respuesta es una conversación. Abre la tarea, cambia la fecha y avísale al cliente ese mismo día. Una fecha movida con una semana de anticipación se lee como un ajuste de agenda; el mismo mensaje el día de la entrega se lee como una disculpa.
Importante: Una tarea en revisión del cliente no cuenta como vencida, a propósito, porque la pelota no está en tu cancha. Las alarmas de riesgo existen para detectar lo que el filtro de vencidas está diseñado para ignorar.
Verlo antes que la alarma
Activa Vencidas en Mostrar, dentro del panel Filtrar, para ver solo lo que de verdad está atrasado de tu lado, y ordena cualquier vista por Fecha de entrega o Plazo interno. Revisar la parte de arriba de esa lista cada lunes es el hábito más barato de este artículo.
Métricas → Salud de los plazos muestra la holgura entre el plazo interno y el final (Con holgura, Holgura por agotarse, Sin holgura) y cuántas tareas están Con el cliente ahora. Un espacio de trabajo donde la mayoría de las tareas dice Holgura por agotarse tiene un margen que se calculó demasiado chico desde el principio, que es un problema distinto al de un espacio de trabajo que incumple fechas.
Renegocia temprano y por escrito
Las productoras renegocian tarde porque se siente como admitir un fracaso, así que esperan a tener certeza. Pero los argumentos para mover una fecha ya están reunidos: el historial de la tarea tiene las versiones, las horas, los comentarios resueltos y los días que el cliente la tuvo. Eso convierte el mensaje en un reporte sobre un cronograma, no en un pedido de favor.
Mueve la Fecha de entrega solo después de haberlo dicho. Nunca se mueve sola, y eso es lo que la convierte en una promesa y no en una estimación.
Siguiente paso
Acuerda las rondas de revisión desde el principio. Muchos plazos atrasados fueron un alcance sin acordar antes de ser una fecha.