La cuarta ronda de cambios rara vez sorprende al cliente. Te sorprende a ti, porque nadie dejó por escrito cuántas estaban incluidas. Dos frases en la propuesta evitan la mayor parte del problema, y RecReview guarda la evidencia para el resto.
Decide tres cosas antes del primer fotograma
Cuántas rondas están incluidas. Dos es la respuesta habitual, y importa menos que decir qué pasa después: por hora, una nueva cotización o una tarea nueva.
Qué cuenta como aprobación. Una respuesta en el portal, con registro de quién aprobó y cuándo, en lugar de un “se ve genial” en una llamada.
Qué fecha es la promesa. La fecha que le diste al cliente es la Fecha de entrega. Tu propia fecha de trabajo es el Plazo interno: nunca llega al cliente y tiene que caer en la promesa o antes.
Deja que la app registre el resto
Con esas tres cosas definidas, el proceso lleva su propia acta.
Enviar al cliente inicia una ronda. Mueve la tarea a revisión del cliente, marca la versión como esperando revisión y envía el correo a los destinatarios, así una ronda tiene un inicio que nadie tiene que recordar.
El bloqueo de cliente registra que la pelota está en su cancha. Mientras está activo, el reloj de tu plazo interno se pausa, así los días que el cliente pasa decidiendo no se comen tu margen. La fecha que se le prometió nunca se mueve sola.
La aprobación cierra la ronda, en el historial, con un nombre y una fecha y hora.
La conversación que tarde o temprano vas a tener
Cuando llega la cuarta ronda no necesitas buena memoria. El correo de entrega ya trae los números, escritos a partir del historial real de la tarea y no de algo que tú escribiste: qué cambió desde la versión anterior, las horas registradas, los comentarios resueltos sobre el total y cuántas versiones tuvo el corte.
“Esta es la versión seis, llevamos 14 horas, y las últimas tres rondas llegaron después de la fecha de aprobación” le da al cliente algo concreto a qué responder, cosa que “parece que son muchos cambios” no hace.
Consejo: Envíale a tu cliente la guía Para tus clientes con la primera entrega. Parte de lo que parece una ronda extra es un cliente que no sabía que podía responder en la conversación.
Siguiente paso
Define los plazos del cliente e internos y Marca a quién espera una tarea.