Produtora costuma descobrir que uma entrega está atrasada no dia em que ela atrasa, quando só restam duas jogadas: pedir desculpa e virar o fim de semana. Os dois alarmes de prazo do RecReview existem para te alcançar antes desse dia.
Dois alarmes, dois problemas diferentes
Cliente demorando mais que o normal é sobre ele: a espera nesta tarefa passou do que aquele cliente costuma levar. Nada está atrasado ainda, e é um aviso para você cobrar.
Prazo em risco é sobre a aritmética — mesmo que o cliente respondesse agora, o trabalho que falta não cabe mais antes do prazo. A promessa já se foi, só ainda não aconteceu.
Os dois chegam como notificação, e nenhum dos dois vai para o cliente. Nada cobra o seu cliente automaticamente.
O que fazer com cada um
Para cliente lento, passe o mouse na linha da visão Home e use Enviar lembrete. Ele manda um e-mail neutro sobre a entrega e pede confirmação antes. Existe um limite: gastos os lembretes daquela entrega, o botão desabilita e avisa, pelo raciocínio de que depois de dois e-mails sem resposta o problema não é o e-mail.
O Dispensar limpa um alarme que você já tratou, para a lista continuar sendo uma lista de coisas a fazer.
Para prazo em risco não existe botão, porque a resposta é uma conversa. Abra a tarefa, mude a data e avise o cliente no mesmo dia. Uma data movida com uma semana de antecedência soa como recado de agenda; a mesma mensagem no dia da entrega soa como pedido de desculpas.
Importante: Tarefa parada em revisão do cliente não conta como atrasada, de propósito, porque a bola não está do seu lado. Os alarmes de risco existem para pegar o que o filtro de atrasadas foi feito para ignorar.
Enxergar antes do alarme
Ligue Atrasadas em Mostrar, no painel Filtrar, para ver só o que está realmente atrasado do seu lado, e ordene qualquer visão por Prazo ou Prazo interno. Uma passada de segunda-feira no topo dessa lista é o hábito mais barato deste artigo.
As Métricas → Saúde dos prazos mostram a divisão do buffer (Buffer ok, Buffer consumindo, Buffer estourado) e quantas tarefas estão Com o cliente agora. Um workspace em que a maioria aparece como Buffer consumindo tem um buffer dimensionado pequeno demais desde o começo, que é um problema diferente de um workspace que perde datas.
Renegocie cedo, por escrito
Produtora renegocia tarde porque parece admitir fracasso, então espera ter certeza. Mas o argumento para mover a data já está montado: o histórico da tarefa tem as versões, as horas, os comentários resolvidos e os dias que o cliente segurou. Isso transforma a mensagem de um pedido de favor num relato de cronograma.
Mova a data de Entrega só depois de ter avisado. Ela nunca se desloca sozinha, e é isso que a torna uma promessa e não uma estimativa.
E agora
Combine as rodadas de revisão antes de começar. Muito prazo perdido foi escopo não combinado antes de ser data.