Quase toda produtora tem aquela pasta: roteiro_final.docx, roteiro_final_v2.docx, roteiro_final_REAL.docx, roteiro_final_REAL_cliente.docx. No dia da gravação alguém lê o errado em voz alta, e você descobre na edição.
A regra que evita isso é um arquivo de roteiro por vídeo, pela vida inteira do vídeo. Revisão muda a versão do arquivo, nunca a identidade dele.
Como segurar a regra
Nomeie o arquivo com o código do vídeo, para ficar impossível confundir: ACME_014 roteiro.
Anexe à tarefa, não a um comentário nem a uma mensagem. A tarefa é o único endereço que a equipe inteira já conhece.
Transforme revisão em nova versão. Use Nova versão (arquivo), Nova versão (Drive) ou Nova versão (OneDrive) quando o roteirista mandar a reescrita. O Ver histórico guarda o que veio antes, então ninguém precisa de cópia por via das dúvidas.
Nunca baixe e suba de novo um arquivo do Drive. Vincule o arquivo onde o roteirista já está trabalhando, porque duas cópias viram duas verdades em menos de uma hora.
Quando o workspace tem um modelo de roteiro no Google Docs, o Criar a partir do modelo copia para um Doc novo, já nomeado e arquivado.
O que segue o roteiro automaticamente
Anexar o roteiro à tarefa não é só organização. Três coisas leem esse anexo.
O plano conta as palavras e estima o tempo de leitura, preenchendo a duração do vídeo e, pelo seu ritmo, a duração de gravação. No Modo Produção, um bloco de vídeo com roteiro oferece Extrair automaticamente, que puxa o texto legível do arquivo para ninguém redigitar às 6 da manhã. E um convidado que abre o plano compartilhado vê a versão atual do roteiro, só a atual.
Como os três leem o mesmo anexo, mudar o roteiro uma vez muda em todo lugar, que é justamente o que a pasta cheia de _REAL nunca consegue fazer.
Atenção: Roteiro pertence a uma tarefa de vídeo, então blocos operacionais do plano (deslocamento, montagem, almoço) nunca carregam um. Se um bloco precisa de roteiro, ele deveria ser um bloco de vídeo.
E agora
Vincular roteiros a um plano cobre anexo, versões e estimativa de duração passo a passo.