Toda produtora inventa a própria resposta para isso, e boa parte se arrepende um ano depois, quando os seletores estão cheios e o histórico está espalhado. A estrutura tem só três níveis, e cada um tem um teste que você aplica em um segundo.
Os três testes
Cliente é quem aprova e quem recebe a nota. Uma marca, um cliente, mesmo quando cinco pessoas diferentes te escrevem. A gerente de marketing, o diretor da marca e o contato da agência são todos contatos do mesmo cliente.
Projeto é um lote de trabalho com um briefing só — uma campanha, uma série, um evento, um mês de contrato recorrente. Se dois vídeos seriam briefados na mesma reunião, são do mesmo projeto.
Tarefa é uma coisa aprovada sozinha. Se o cliente consegue dizer “esse aqui está bom” em separado, é uma tarefa. Se só dá para aprovar junto com outra coisa, é uma versão ou uma subtarefa dessa outra coisa.
Os três erros
Criar um cliente por pessoa de contato divide a mesma marca em três entradas no seletor, divide o portal e começa três sequências de código de vídeo sem relação entre si. Contatos ficam dentro de um cliente: veja Adicionar contatos do cliente.
Criar um projeto por vídeo transforma o filtro de projeto em peso morto. Cada projeto tem exatamente uma tarefa, então afunilar o dashboard não diz nada que o título da tarefa já não dissesse.
Colocar uma campanha inteira numa tarefa é o erro caro. Seis entregas numa tarefa só não podem ser aprovadas em separado, não carregam prazos próprios e dividem uma linha do tempo de comentários, então o “aprovado” do cliente deixa de significar algo específico.
Casos de borda para decidir uma vez
Quando você entrega via agência, o cliente é quem assina o aceite. Deixe a marca final no nome do projeto se precisar ver de relance.
Para contrato recorrente sem fim natural, abra um projeto por mês ou por trimestre, com nome tipo Recorrente 2026-T1. Projeto que fecha em algum momento te dá números de um período comparável ao seguinte.
Para trabalho interno, crie a sua própria produtora como cliente. Seus reels e pitches passam a se comportar como todo o resto e param de poluir as métricas de um cliente de verdade.
Importante: Defina o Código Interno do cliente antes da primeira tarefa. Ele vira o prefixo de todo código de vídeo desse cliente, e é nesses códigos que o resto do processo se pendura: veja Use o código do vídeo em todo lugar.
E agora
Organize o trabalho com clientes e projetos mostra como criar cada um.