A quarta rodada de alterações raramente surpreende o cliente. Surpreende você, porque ninguém escreveu quantas estavam incluídas. Duas frases na proposta evitam a maior parte disso, e o RecReview guarda a prova do resto.
Decida três coisas antes do primeiro frame
Quantas rodadas estão incluídas. Duas é a resposta comum, e importa menos do que dizer o que acontece depois disso: por hora, novo orçamento ou nova tarefa.
O que conta como aprovação. Uma resposta no portal, carimbada com quem aprovou e quando, e não um “ficou ótimo” na call.
Qual data é a promessa. A data que você deu ao cliente é a Entrega. A sua data de trabalho é o Prazo interno, ele nunca chega ao cliente, e precisa cair antes ou no mesmo dia da promessa.
Deixe o app registrar o resto
Com essas três coisas resolvidas, o processo passa a fazer a própria ata.
O Enviar ao cliente abre a rodada. Ele move a tarefa para revisão do cliente, marca a versão como aguardando revisão e envia o e-mail aos destinatários, então a rodada ganha um início que ninguém precisa lembrar.
O bloqueio de cliente registra que a bola está com ele. Enquanto está ativo, o relógio do seu prazo interno pausa, então os dias que o cliente leva para decidir não comem a sua folga. A data prometida a ele nunca se mexe sozinha.
A aprovação fecha a rodada, no histórico, com nome e horário.
A conversa que você vai ter uma hora
Quando a quarta rodada chegar, você não precisa de boa memória. O e-mail de entrega já leva os números, escritos a partir do histórico real da tarefa e não do que você digitou: o que mudou desde a versão anterior, as horas registradas, quantos comentários foram resolvidos do total e por quantas versões o corte passou.
“Esta é a versão seis, com 14 horas, e as três últimas rodadas chegaram depois da data de aprovação” dá ao cliente algo específico para responder, o que “parece que teve muita alteração” não dá.
Dica: Mande o guia Para seus clientes junto com a primeira entrega. Parte do que parece rodada extra é cliente que não sabia que podia responder no próprio comentário.
E agora
Defina prazo do cliente e prazo interno e Marque quem a tarefa está esperando.