A maioria das produtoras guarda uma data por trabalho. Essa data única precisa ser duas coisas ao mesmo tempo — a promessa ao cliente e a meta da equipe — e só consegue ser honesta com uma delas. Se ela for a promessa, a equipe começa no último dia possível. Se for a meta, você prometeu ao cliente, sem querer, algo mais cedo do que pretendia.
O RecReview separa. Entrega é o que foi dito ao cliente. Prazo interno é a sua data — o buffer antes de a promessa vencer. O cliente nunca vê, nem no portal, nem em link compartilhado, nem em e-mail de entrega.
Dê uma função de verdade ao prazo interno
Se a data interna é “o prazo de verdade, mais ou menos”, ninguém a trata como real e você fica com duas datas moles em vez de uma dura.
Uma definição melhor: a data interna é quando o trabalho precisa estar pronto para a rodada de revisão ainda caber antes da promessa. Tudo entre as duas datas é buffer, e esse buffer é da revisão, não da edição.
Dimensionando o buffer
Faça a conta de trás para frente, a partir da promessa. Uma rodada de revisão do cliente leva o que aquele cliente costuma levar, as alterações dessa rodada levam o que costumam levar, e a soma das duas, subtraída da promessa, dá a sua data interna.
Enquanto você ainda não sabe quanto um cliente demora, chute para cima. Um buffer que se revela generoso não custa nada, e um que se revela inexistente custa um fim de semana.
O RecReview garante a ordem: o prazo interno tem que cair na mesma data da entrega ou antes, e ele recusa o contrário.
Defina as duas, ou nenhuma
Tarefa só com data de Entrega não tem buffer, e aparece saudável até o dia em que não está mais. As Métricas → Saúde dos prazos só medem tarefas que têm as duas.
Defina as datas ao criar a tarefa, aplique a uma seleção inteira pela barra de ações ou digite direto na visão Tabela. Num lote de tarefas criadas juntas, o Aplicar a todas define as duas datas para todas as linhas de uma vez.
Dica: Já preencha as horas estimadas. O painel da tarefa sugere um número a partir da mediana do tempo registrado nas outras tarefas do projeto, e é a estimativa que torna a data interna algo que você consegue defender.
E agora
Deixe o relógio parar enquanto está com o cliente, porque o buffer só funciona se os dias do cliente não o comerem.